PARA 方法—几分钟组织你的个人知识系统

引言

试想一下哟一个组织结构或系统，可以把生活中的每一个信息都放在里面——每个文件、文件夹、笔记、日程、大纲和研究报告——以及需要时你就能明确在哪里找到它们。而且这样的系统非常容易设置，甚至更容易维护。毕竟，只有最简单、最轻松的习惯才能长期持续。

它需要既灵活，适应生活中不同阶段的需求，又全面，因此你可以在存储信息的许多地方使用它，例如你的电脑文件系统、云存储平台（例如 Dropbox 或 Google Drive）或数字笔记应用程序。

它被称为 PARA——一个简单、全面而极其灵活的系统，适用于在任何平台上组织任何类型的数字信息。

它不仅会为你的生活带来秩序，还会为你提供一套工具，精通信息流，以实现你心目中的一切。

4 个类别概括你的整个生活

PARA 的基础是一个简单的观察结果：只有四个类别包含了你生活中所有的信息。

如果你有正在积极进行的项目（projects）——无论在工作或个人生活中

例如：

• 完成一份设计（网页、手工制作）
• 购买一台新电脑
• 撰写研究报告
• 家庭计划（重新装修浴室、给家里重新布置环境）
• 完成一门课程学习

你有一些需要持续关注的职责领域（Area）——这些是工作和生活中很重要的部分。这些可能会包括：

• 工作和学习领域
  • 市场营销
  • 人力资源
  • 产品管理
  • 研发等
• 私人领域
  • 健康
  • 财务
  • 孩子
  • 写作
  • 汽车
  • 家庭等

然后你还有关于多个主题的资源（resources），你对这些主题感兴趣并在学习中

• 平面设计参考书，参考设计样张
• 个人生产力应用程序，各种模板
• 现代建筑参考书，照片
• 网页设计标准，实现构架流程
• 日语学习资料
• 法国文学，书记，文献
• 瑜伽训练，视频，文章，心得
• 摄影，计划，照片
• 营销资源，渠道，报价单等等

最后，你有档案（archives），这包括之前三个类别中任何不再活跃的内容，但你可能想将其保存以备将来参考：

• 已完成或搁置的项目（自己已经不在负责，或是已经完成任务，比如它已经发布或上线了）
• 不再活跃或沉寂的领域
• 你不再感兴趣、需要的资源（已经完成的短期任务，过失的汽车报价单）

这就是全部了！四个顶级文件夹

• 项目、职责领域、资源和档案
• 每个文件夹包含少量专门用于生活中每个活跃项目、职责领域、资源和档案的子文件夹。

这可能很难相信，难道这样，就将我所以有复杂，并行的所有事情分类了？现代人的生活，可以这么轻而易举地被简化到仅仅四个类别？你可能感觉你所需要处理的远远超过了一个如此简单的系统所能容纳的。

但这正是重点所在：如果你的组织系统像你的人生一样复杂，那么维护它所需的时间和精力将会剥夺你生活所需的时间和精力。

好的组织信息系统必须是简单地，好释放出你的精力，而不是占用更多。你的系统从长远看，必须是给你节省时间，而不是花费更多时间。

关键原则 - 按项目和目标组织信息（Projects And Goals）

我们大多数人在学校里首先学会了如何组织信息，如何做课堂笔记，讲义和学习资料按学科分类，如数学，历史或化学。

但在意识不到的情况下，我们把这种方法带进了成年后的生活，或你的职场生活。我们中的很多人延续了学生时代的思考，继续根据非常广泛的主题，如“市场营销”，“心理学”，“商业”或“思想”分类我们的文件和文档。

在你的学校生活结束后，工作场合下，没有课程，没有考试，没有分数概念。也没有老师会告诉你为期末考试写下什么，因为没有期末考试。一方面你讲面临终身学习，另一方面再也没有单一目标或者像课程那样单纯的过程变量了。

在你繁忙的一天中，当你试图达成某个目标时，你肯定没有时间在一个“心理学”，去找到一份调研报告，然后再去商业中找到一份企划参考，像这样广泛的分类中翻找你所需的信息，往往也会浪费你大量的时间。

这就是为什么不建议按学校的科目分类方法来组织信息，而是按照你现在致力于的项目和目标来组织它。

按项目（Project）进行组织的威力

我们先对自己提出了一个简单的问题：“你有项目清单吗？”

有了它，我们就可以分析工作类型、当前的工作量以及他们试图推进的优先事项和目标。

你看到问题了吗？在看到下面的答案前，请再仔细思考下。

根据前面的定义，这个列表上没有一个是项目。 “strategic planning（战略规划会议）”会结束吗？我们能把“度假（vacations）”从列表中划掉吗？

实际上，该列表上的每一项都是一种责任领域（area）。所以放在项目这个概念下，可能看起来像是空话。

想做到的和能做到的

经常听到抱怨说“没有时间”，我很同情 - 你的时间常常感觉像是有太多事情要处理？

但是，只要你通过责任领域来看待你的工作，你就永远不会真正知道你的工作量到底有多少。看看上面的列表，“Hiring（招聘）”任务有多大的工作量？这可能是每 6 个月一次的兼职招聘，也可能是填充本季度的 50 个职位。

很显然，没有办法一眼就知道，这种不确定性会导致每个工作领域都感觉比实际更加繁重。

想象一下，如果你把“招聘”任务中的每个项目都列出来并每天把这个列表放在你面前，那么你是否能更容易地知道还有多少工作要做以及下一步该做什么呢？例如：

努力与长期目标联系起来

知识工作最具挑战性（但也是最有回报的）方面之一是它需要我们发挥创造力。没有动力，创造力就不能持久地保持。

我们的动力依赖于什么？主要依赖于持续的进步。如果知道自己的努力是在通向某个目标，切实可以计算，那我们可以在短期内承受相当多的压力和挫折。对应第二个问题：如果没有列出项目清单，你就无法将你当前的努力与你的长期目标联系起来。

再次看看上面的清单，其中没有一项会结束或改变。这就是责任领域的定义，它将持续无限期。现在想象一下，每周、每月、甚至每年都醒来，看到完全相同的永不结束的任务清单所带来的心理影响。无论你多么努力工作，茫茫大海似乎永远不会变得更近。

将你的责任细分成简单的任务，确保你的项目清单不断更替。这种更替为你的每一次成功完成一个，想象下，你会感到多么有动力和成就感：

无论你有多广泛的责任，你始终可以将它们分解成更小的项目。如果你想知道自己是否真正朝着目标取得了进展，你必须这样做。

知识整理是一种生活方式

使用 PARA 不仅仅是创建一堆文件夹来存放东西。

它关乎你工作和生活的结构——你所承诺的、想要推进的以及你想要实现的。

存在其他更复杂、更精细和更专业的信息组织方式，但 PARA 是经得住时间考验的方法，也是一个较为通用的方法。

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