PARA 信息组织法 — 如何整理我的数字信息

多年来，我们一直在苦苦寻找一个可以满足所有需求的数字信息整理系统。直到我们偶然发现了 P.A.R.A. 数字信息整理方法，才能找到一个完美的体系。

在追求提升生产力的过程中，我们花费了很多时间思考如何最佳地组织我的数字笔记或者数字内容。多年来，我一直为找不到一个适合我的组织系统而苦恼。我读了很多关于这个主题的书籍和文章，尝试着使用各种不同的系统，但都无法满足我所有的需求。一个完美的组织系统需要具备以下特点：

• 通用性——包含来自任何来源的任何种类的信息；
• 灵活性——能够适应现在或将来承担的任何项目或活动；
• 简单的——需要尽可能少的维护、编目、标注或重新组织；
• 跨平台化——能够与我使用的各种不同应用程序兼容，成为我的生产力系统的一部分；
• 目标导向——以有助于推进我的工作和项目为结构；
• 模块化——能够既可以缩小视野，查看大局，也可以放大视野，查看细节；
• 可复用——不需要额外的开销时间，而是利用已经执行的工作。

直到我们偶然发现了 Tiago Forte 的 P.A.R.A. 数字信息整理方法，我才能找到一个完美适合我的系统。P.A.R.A.代表的是项目（Projects）— 领域（Areas）— 资源（Resources）— 归档（Archives），这是该系统下所有信息分类的四个顶级类别。

在学习和实践该系统的过程中，我自然而然地为自己写下了使用该系统的总结笔记。我认为这些笔记可能对其他试图“数字化组织”的人也有所帮助，因此我决定整理并分享它们。我还包括了该系统的创造者的博客链接，如果你想深入了解该主题，这会有所帮助。

P.A.R.A.体系概述

四个主要类别（所有信息都被组织放入这些类别中，按照可操作性进行排序）

1. 项目（Projects）：一系列任务与截止日期联系在一起，以实现一个目标
2. 领域（Areas）：需要在一段时间内活跃，并维护状态的事务空间
3. 资源（Resource）：持续感兴趣的主题或话题
4. 归档：来自其他三个类别的非活动/完结项目

• 项目与领域
  • 项目（Projects） → 通过截止日期实现目标，具有明确的目标以及时间范围，是最小执行单位
  • 领域 → 要长期维持的标准，日常需要精进、付出的领域（简单说，你需要为此负责）
  • 项目总是属于领域
  • 将你的责任领域细分为明确的项目，可以使你
    • 知道你的承诺范围
    • 将你当前的工作与长期目标联系起来
    • 知道你是否朝着你的目标取得了进展
  • 将项目和领域分开而不是使用领域作为你的层次结构的顶层的原因
    • 将非常少的可操作信息与大量的不可操作信息分离是重要的
    • 可以减少视觉混乱
    • 将项目存储在一个地方很重要
  • 将项目与其特定目标联系而不是与所属领域相关联更为重要

• 领域与资源
  • 请记住，领域也称作负责领域 - 负责的事情与仅仅感兴趣的事情/话题之间有着非常明确的界限和区别
  • 负责领域包括：
    • 在生活中承担的角色和身份（配偶，母亲/父亲，Teamleader，研究小组成员，公司某个部门的员工）
    • 所在的负责标准（产品开发，运营，法律）
    • 需要持续关注一段时间的事情（运动，财务，公寓，宠物）
  • 资源包括：
    • 兴趣爱好（网页设计，群资金筹款，木工，飞盘，高尔夫，野生动物，黑客）
    • 主题（心理学，政治，领导力，课外活动）
    • 资产（股票，照片，图片素材链接，优质的文章，优秀的市场推广文件，产品 ，代码片段）
  • 另一个有用的指导原则是把个人相关的信息放在领域中，将通用信息放在资源中，这样可以在不必仔细查找任何个人信息的情况下共享来自资源的笔记。
  • 你可以通过在领域笔记中插入指向资源笔记的链接来连接两个类别。

P.A.R.A. 的三个核心原则

• 原则 1：数字“4”的魔力
  • 层次结构应有四个类别（项目、领域、资源、归档）
  • 层次结构深度不超过四层（应用 → 堆栈 → 笔记本 → 笔记）
  • 避免组织结构过度设计的两个主要问题：过多的分类和过多的层次结构
• 原则 2：完美地反映你的任务管理和项目管理体系
  • 这使你可以利用不同应用程序的优势，而不必不断寻找适合你生产力系统的理想应用程序
• 原则 3：将可操作项与不可操作项分开
  • 这允许逐步披露 - 仅在用户需要的那一刻显示用户所需的信息，以减少认知负担

日常的维护——四个类别的流转关系

P.A.R.A. 是一个动态的系统（信息在四个类别之间流动）。同一条信息（文本行、图像、完整笔记或整个笔记本）在任何两个主要类别之间流动的原因是不同的。

• 从项目…
  • 到领域：项目可能会成为长期的负责领域（比如：我学习了一门变成语言，后来他成为了我兼职工作）
  • 到资源：扫描项目期间生成的“中间工作”（头脑风暴、笔记、背景研究、图表、采访笔记等），这些工作可能对未来的项目有用。
  • 到存档：将已完成或不活动的项目，移至存档以供参考。
• 从领域…
  • 到项目：你收集的信息可能对你开始的一个新项目有用。
  • 到资源：只与你相关的笔记，也许对其他项目，未来也有价值。
  • 到存档：存档不再活跃的领域（这个适用到任何分类）。
• 从资源…
  • 到项目：兴趣可以变成一个成熟项目（是资源笔记本的主要用例之一）
  • 到领域：当你意识到资源笔记中的一些信息可能适用于你生活中的某个责任领域。
  • 到存档：如果你对一个主题逐渐失去兴趣，可以将信息存档以避免在工作空间中占用空间（不要删除它，以防兴趣再次活跃）。
• 从存档…
  • 到项目：重新启动一个非活动项目，或从过去的项目中转移有用信息以用于当前和未来的项目（保持已归档项目的主要原因之一）。
  • 到领域：当你很久以前收集的信息变得对你新的职责负责时。
  • 到资源：当过去的项目成为一种兴趣时（将相关的笔记从归档的项目移至新的资源部分）

实时组织你的知识与信息

一旦你开始定期使用此系统，你将会与这四个类别进行频繁互动，以至于你会开始注意到各种小的优化和更改，以使信息更易于被你未来的自己发现。所以针对这种实时，松散的更新维护节奏，我们给出如下建议：

• 当契机出现时，通过契机去推动执行组织工作，而不是死板地按计划执行，或者“只是因为这样做”。靠任务和内外界的实际需求，去驱动事情，远比为了学习而学习更有效。
• 不要按照严格的时间表，（每天、每周或每月）安排重新组织工作，工作和生活很难分开，很多事情会突发多变，我们更应该让组织和维护变成日常的小事情，而不是像学生时代，有专门的课程和时间安排计划。
• 在进行实际操作时，要注意到渐进式改进，将组织结构更改分批进行小规模更改，而不是在专门的努力中进行大规模更改。或者说应该先从小事做起，形成一定规律和流程后，辐射到其他的管理和组织上。
• “组织事物”代表了一项耗费时间的附加工作，没有明显的回报或影响。
  • 所以正赶着截止日期，所以在项目进行期间无法进行组织工作，请不要慌张。
  • 在项目完成之后也无法进行组织工作，因为要开始下一个项目，请不要慌张。
  • 因为额外的工作一次次被推迟，到达崩盘点，所有知识系统开始瘫痪，请不要慌张。
  • 这种瘫痪被归咎于“生产力缺失”，而不是组织形式的问题。
• 相反，利用查阅笔记的时间，将注意到的更适合放在其他地方的笔记也移动一下——通过简单的小动作培养习惯形成正向反馈和激励。
• 不要担心将笔记从一个类别流动到另一个类别时的需要完美，严丝合缝。
  • 某种意义上没有“完成”的概念，所以不要纠结，有些归档的内容，并非真的全部完成。
  • 始终可以使用搜索作为备用工具，查找你错过或放错的任何内容。

建议的设置指南

• 5 步 P.A.R.A.设置流程：
  • 第一步：将现有文件移动到名为“Archive [date]”（今天的日期）的新文件夹中。
  • 第二步：为当前每个项目创建文件夹。
  • 第三步：将所有项目文件夹移动到名为“Projects”的新文件夹中。
  • 第四步：创建一个新的“Archives”文件夹，并将现有文件夹移动到其中。
  • 第五步：只有在需要时才创建新的文件夹。
• 跨平台的一致性：
  • 对于所存储的任何平台，执行上述流程。
  • 记得使用相同的项目和领域标题在不同平台上保持一致和易于使用。
• 考虑保存某些东西时，可以多问几个为什么：
  • 如果将来有所帮助，这是可以启发或帮助我的东西吗？
  • 这可能是未来项目的有用来源、构建块或工具吗？
  • 这是值得回顾一段时间的独特、个人化或辛苦得来的知识吗？
  • 当我需要它时，这是我不太可能再次找到的东西吗？
• 如何保存某一信息：
  • 默认情况下，在数字笔记应用程序中保存信息。
  • 有一些例外：
    • 敏感信息：笔记应用程序没有很好的安全性，因此像密码、医疗记录或金融数据等东西应该在其他地方保存。
    • 大型或专业化的文件：笔记应用程序无法很好地处理大型文件，因此应将它们保存在专用应用程序（如云存储）中。

定义项目清单

项目清单头脑风暴是一种分步练习，可以帮助你正确地识别工作和生活中的每一个项目。

在这个背景下，“项目”被定义为：“任何需要多次工作会议才能完成的结果”。

• 项目清单头脑风暴程序：
  1. 大脑储备
     • 日历
     • 待办事项清单
     • 议程
     • 公文包/钱包
     • 物理环境
     • 计算机
     • 过程或程序
     • 创意机会
     • 等等
  2. 组织和完善列表
     • 删除任何明显不是项目的内容。
     • 合并与同一结果相关的项目。
     • 如果可以通过日历条目替换项目，则将其添加到你的日历中。
     • 将“某时/可能”项目移到列表底部。
  3. 定义每个项目的期望结果
     • 将期望结果以现在时描述，以让自己向前推进时间，当你描述的结果已经变成现实时。（例如，项目：安排医生预约，结果：背痛已经消失了，我可以舒适地入睡整晚）
     • 添加日期
       • 列表中的每个项目都需要具有特定的截止日期或时间框架，不留任何混淆的余地（如“2017 年 6 月 30 日前”，“2017 年底”或“第三季度结束”）。
       • 这是它是否实际上是一个项目的真正测试。
       • 即使截止日期似乎是随意的，它也提醒你检查进度并重新评估方法。
       • 如果没有真正的截止日期，请添加目标完成日期。
     • 使用动作动词
       • 我们正在寻找描述“完成”的动词：完成、提交、交付、完成、发送、澄清、组织、更新、实施、解决、提交、重新组织、设计、发布或完成。
       • 如果你使用类似于管理、监督、确保或最大化的动词，那么它可能是一个正在进行的职责领域，而不是一个项目。
       • 必须在不久的将来发生一些事情，以便你可以将该项目标记为“完成”。
  4. 通过项目优先排序列表
     • 按任务优先顺序排序不起作用，因为优先级在你的一天和一周中不断变化（为此耗费时间进行任务优先排序是浪费的）。
     • 项目进展较慢，并且即使有紧急情况，优先级也不会改变，因此在一周的过程中不大可能改变。
     • 将项目列表从本周的最重要到最不重要进行重新排列。
     • 重新设置此列表非常简单，只需将项目上移或下移即可。
     • 根据每个项目应占用的思维带宽数量，直观判断本周任务清单的优先级，并相应地对项目清单进行排序。
  5. 评估你的项目列表
     • 从宏观角度查看整个列表，以查看它是否准确地代表了你当前的优先事项、兴趣、价值和长期目标。
     • 寻找有太多或太少项目的领域。
     • 查找对你重要的结果，但没有针对它们的项目。
     • 查找你在没有明确结果或目标的情况下花费时间或关注的地方。
     • 对于任何不清楚的项目，请退后一步并询问“我真正想要在这里实现什么？”或“这与什么更大的目标相关？”
     • 面向整个清单，你应该取消、推迟、重新谈判或澄清哪些项目？
• 无论何时你感到缺乏清晰度，不知道要集中精力在哪里，你都可以运行此检查清单来收集和优先考虑你的所有承诺。
• 更好的办法是，你可以将这种练习变成“每周审查”——与自己安排的例行约会，以反思本周并更新你的项目列表（如果你在一个更加平静和平衡的角度进行审查，远离工作周的混乱，你将发现在整个工作周中更容易保持平衡）。

一些小疑问

• 问：做任务管理时，任务的粒度应该怎样确定？
• 答：需要管理的不仅仅是任务，如果只用任务一个笼统的概念，它的粒度可大可小，大任务可能由许许多多子任务共同组成，需要完成每个子任务才能完成目标，而子任务可能是一个独立的原子动作，或许只需一分钟就可以完成。因此，为了有序且结构化的进行事务管理，还需要引入项目和领域两个概念。从范围由小到大的顺序，应该是任务=>项目=>领域。
• 问：对于一些可以拆分成多个子任务的复杂任务来说，应该怎么管理才合理？
• 答：有了上一问题的答案，这个问题自然有了答案的标准。对于复杂任务，应该将它定义为由多个任务组成的项目。任务应该尽可能贴近一次操作或者多次重复操作就能完成的粒度，比如打一个电话，背 100 个单词，洗一堆衣服，开一个例会等等。

参考

• The PARA Method: How I Organize my Digital Information